Срок хранения путевого листа в архивах предприятия

Сегодня мы предлагаем ознакомиться с информацией на тему: "Срок хранения путевого листа в архивах предприятия" от профессионалов понятным языком для людей.

У путевого листа, как и любого другого документа, есть определенный срок годности. Нюансы и правила хранения путевок устанавливаются на уровне законодательства. Для этого разработано несколько нормативно-правовых актов.

ИЗ ЭТОЙ СТАТЬИ ВЫ УЗНАЕТЕ:

Что такое путевой лист

Срок хранения

Кратко о сроках

Что такое путевой лист

Это форма первичной документации, подтверждающая право водителя управлять назначенным транспортным средством на протяжении установленного промежутка времени и выезжать на нем с территории предприятия. Путевка используется для учета и контроля работы автомобиля и водителя.

Форма документа официально разработана Госкомстатом России, но начиная с 2013 года, предприятие имеет право самостоятельно разработать свою путевку, отразив обязательные и требуемые реквизиты, которые требует Минтранс РФ.

Если предприятие не осуществляет пассажирские и грузовые перевозки, оно имеет право оформлять документ на срок не меньше одного дня и не более 30 календарных дней.

Срок хранения

Нормативы хранения путевок предусмотрены в двух приказах:

  • Минтранса – №152 от 18 сентября 2008 год;
  • Министерства культуры – №558 от 25 августа 2010 года.

Первый устанавливает срок хранения пять лет, но организация имеет право продлить его самостоятельно для личных целей.

Со вторым дело обстоит сложнее. Он позволяет уничтожать такие первичные документы по истечении пяти лет, но при одном условии, что в этот срок была проведена ревизия или проверка со стороны контролирующих органов. Таким образом, если не было контроля – путевку следует хранить и далее.

Приказ Министерства культуры прописывает еще один важный аспект – если путевка – это единственный документ, указывающий на то, что сотрудники трудятся в тяжелых, вредных и опасных условиях а, то хранить его нужно на протяжении 75 лет.

Читайте так же:  Статья 293. Халатность

Помимо приказов, сроки хранения документа устанавливают налоговый кодекс (статья 24) и федеральный закон о бухгалтерском учете (статья 29 ФЗ №402). В первом говорится, что путевку требуется держать в архиве в течение четырех лет, а во втором – в течение пяти лет.

Кратко о сроках

Минимальный срок хранения путевки в архиве составляет 5 лет, но обратите внимание на иные моменты, когда эти сроки продлеваются. Например, до проведения комиссии или же в течение 75 лет, если на предприятии этот единственный документ, используемый в качестве подтверждения вредных и опасных условий трудовой деятельности сотрудников.

Сколько нужно хранить путевые листы и нужно ли их вообще хранить

Сегодня говорим о том, сколько должен храниться путевой лист в организации и какие нюансы хранения этого документа существуют.

Зачем хранить путевые листы

Путевой лист — это первичный учетный документ, отражающий информацию о работе транспортного средства и сотрудника организации — водителя.

Видео (кликните для воспроизведения).

Этот документ вручается водителю для подтверждения его полномочий находиться за рулём конкретного автомобиля. Он используется организациями, компаниями для наблюдения за действиями своего шофёра, получения информации о его передвижении, расстоянии, которое он преодолел, потреблении горючего и другого сырья, нужных для полноценной эксплуатации машины.

У путевого листа, как и любого другого документа, есть определенный срок годности.

Он служит для оформления факта хозяйственной жизни предприятия, фиксирует его. Поэтому путевой лист нужен для осуществления бухгалтерского учета.

Форма путевого листа утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, однако она не является обязательной (см. информацию Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012). Начиная с 01.01.2013 налогоплательщики вправе разрабатывать свою форму путевого листа в соответствии с требованиями ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а также при условии отражения в этом документе реквизитов, установленных приказом Минтранса РФ от 11.09.2020 № 368. Приказ Минтранса №368 вступил в силу с 01.01.2021.

Читайте так же:  Как ведется бухгалтерский учет наличных денежных средств на предприятии – проводки по счету 50 Касса, примеры

В течение установленного срока хранить первичку обязательно по действующему законодательству.

У налогоплательщиков, не относящихся к категории автотранспортных предприятий, путевой лист оформляется на каждый день либо на иной срок, не превышающий 1 месяца (см. также письмо Минфина РФ от 30.11.2012 № 03-03-07/51). Автотранспортные предприятия обязаны оформлять путевой лист ежедневно , исключением в данном случае является командировка.

КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА


УЗНАЙТЕ, КАК РЕШИТЬ ИМЕННО ВАШУ ПРОБЛЕМУ — ПОЗВОНИТЕ ПРЯМО СЕЙЧАС

8 800 350 84 37

Зачем хранить:

  • для учета хозяйственной операции, осуществления бухгалтерского учета;
  • для подготовки отчетности;
  • для осуществления контроля за работой транспортных средства, водителей;
  • для подтверждения фактов хозяйственной жизни предприятия в случае их оспаривания в суде;
  • для проведения логистических исследований, анализа хозяйственной деятельности.

Сколько времени хранить

На сегодняшний день срок хранения путевого листа установлен приказом Росархива РФ от 20.12.2019 № 236.

В приказе Минтранса РФ четко установлено, что путевой лист должен храниться не менее 5 лет (п. 18), то есть по желанию организации этот срок может быть увеличен.

Отдельно установлен специальный срок для путевок, являющихся единственным документом, подтверждающим работу сотрудника во вредных или опасных условиях труда. Его хранить нужно дольше — 50 или 75 лет.

  • 50 — если документ окончен делопроизводством до 01.01.2003,
  • 75 — в случае окончания делопроизводством позже 01.01.2013.

КАК хранить

В соответствии со ст. 29 403-ФЗ, хранение первички организуется таким способом, чтобы обеспечить безопасные условия, исключающие защиту от изменений. Другие требования к хранилищу не введены, предприятие определяет их самостоятельно (отдельный шкаф, сейф, полка, в помещении архива).

Путевые листы нужно прошить. Сделать это можно при помощи степлера, ниток или специального оборудования. Главное, чтобы после сшива была возможность без затруднений ознакомиться с документами и в случае необходимости сделать копии.

Читайте так же:  Компенсация за похороны пенсионера нижний новгород

Нужен журнал. Поскольку путевки являются первичной бухгалтерской документацией, то и организовывать их хранение необходимо в помещении бухгалтерии. Эти документы должны быть зарегистрированы в журнале и храниться в отдельном каталоге. По прошествии отчетного периода, когда документы уже не используются в текущем учете, их передают в архив компании, где они размещаются на установленный период.

Видео (кликните для воспроизведения).

А вот досрочно уничтожать испорченные или аннулированные путевые листы нельзя. Они должны складироваться в отдельной папке до тех пор, пока не будет проведена проверка (ревизия).

Срок хранения путевого листа в архивах предприятия
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here