Организационные формы делопроизводства

Сегодня мы предлагаем ознакомиться с информацией на тему: "Организационные формы делопроизводства" от профессионалов понятным языком для людей.

Организационная форма делопроизводства обычно зависит от масштабов деятельности учреждения и территориального расположения ее структурных подразделений.

В практике работы с документами сложились несколько организационных форм делопроизводства (форм работы с документами):

Централизованная форма организации делопроизводства предусматривает, что в учреждении функционирует специализированная служба делопроизводства все операции по обработке документов (прием и отправка, регистрация и учет, контроль за исполнением документов, формирование дел, справочная работа по документам), а также их поиск и хранение, передача на архивное хранение возложены на указанную службу. При наличии службы делопроизводства сотрудникам других структурных подразделений учреждения ненужно отвлекаться на технические операции с документами, зато они имеют возможность творчески работать с ними, то есть рассматривать, изучать, анализировать, готовить на их основе новые. В таком случае в структурных подразделениях не предусмотрена должность секретаря, который выполняет делопроизводственные функции.

В структурных подразделениях хранятся только те документы, с которыми работают сотрудники, в т. ч. копии уже завершенных делопроизводством документов, которые могут пригодиться исполнителям в дальнейшем. При этом они могут выбирать любой удобный для себя способ хранения исполненных документов, поскольку вся документация хранится централизованно в службе делопроизводства.

С точки зрения организации делопроизводства централизованная форма работы с документами является самой эффективной, поскольку обеспечивает полный цикл обработки документов в одном подразделении — службе делопроизводства. Это обеспечивает наиболее рациональное использование средств компьютерной и организационной техники, лишает структурные подразделения необходимости формировать и хранить дела, надежнее обеспечивает сохранность документов. Более квалифицированно проводится экспертиза ценности документов, значительно упрощается процесс передачи документов на хранение в архив учреждения, поскольку эту работу служба делопроизводства выполняет фактически без привлечения структурных подразделений.

Однако централизованная форма работы с документами возможна только при наличии службы делопроизводства как полноценного структурного подразделения с достаточной численности квалифицированного персонала и современным техническим оборудованием.

Читайте так же:  Какая пенсия выгоднее по старости или по инвалидности

Централизованная форма делопроизводства применяется, как правило, в учреждениях с незначительным и средним объемом документооборота — до 40-60 тыс. документов в год. В учреждениях с большим объемом документооборота, имеющих сложную структуру или территориально разобщенные структурные подразделения, централизованная форма делопроизводства применяется редко, поскольку требует значительных средств и совершения определенных организационных мероприятий.

Децентрализованная форма организации делопроизводства как свидетельствует ее название, является полной противоположностью централизованной. При децентрализованной форме каждое структурное подразделение самостоятельно организует делопроизводство, выполняет весь комплекс технических операций по обработке документов, включая прием, регистрацию, отправку документов, а также формирование дел, их хранение и т.д. С целью надлежащего выполнения этой работы в каждом структурном подразделении создается собственная служба делопроизводства или назначается лицо, отвечающее за работу с документами (секретарь). Возложение делопроизводственных функций на специалистов структурных подразделений влечет необоснованные затраты времени на выполнение не свойственных для этих операций.

При децентрализованной форме организации делопроизводства усложняются поиск документов, контроль за их исполнением, справочная работа, недостаточно обеспечивается сохранность документов, поскольку документация учреждения не составляет единой системы. Такая форма работы с документами целесообразна лишь в том случае, когда учреждение имеет территориально разобщенные структурные подразделения или ее деятельности присуща определенная специфика (например, работа с документацией ограниченного доступа).

Вместе с тем немало учреждений, в которых делопроизводство осуществляется стихийно, работают по системе, подобной децентрализованной. Во многих современных компаниях, фирмах децентрализованное делопроизводство настолько, что даже такие технические операции, как укладка выходных документов до конвертов и написания адресов корреспондентов на них, выполняют специалисты структурных подразделений. В таких учреждениях, как правило, отсутствуют не только служба делопроизводства, которая выполняет эти функции, но и работник, на которого возлагалось бы выполнение технических операций по обработке документов.

Читайте так же:  Учет выпуска готовой продукции: проводки

КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА


УЗНАЙТЕ, КАК РЕШИТЬ ИМЕННО ВАШУ ПРОБЛЕМУ — ПОЗВОНИТЕ ПРЯМО СЕЙЧАС

8 800 350 84 37

Смешанная форма организации делопроизводства предусматривает частичную централизацию. Как правило, в одном подразделении — службе делопроизводства — осуществляются операции по обработке входящих и исходящих документов, регистрации и учета документов, контроля за их выполнением на основании резолюции руководства, а также хранения дел. Таким образом, при смешанной форме делопроизводства в службе делопроизводства прорабатываются документы, поступающие в адрес руководства учреждения, и те документы, которые непосредственно рассматривает руководство. Документы, поступающие в адрес структурных подразделений, в службе делопроизводства не прорабатываются, регистрацию и учет этих документов осуществляют структурные подразделения. Так же решаются вопросы формирования дел, которые закрепляются в номенклатуре дел, и организации их оперативного хранения, а также пользования ими. Следовательно, документы, поступающие непосредственно в структурные подразделения, обрабатывают, регистрируют и учитывают именно там. Задачей структурных подразделений является также формирование документов в дела и их хранение до момента передачи на архивное хранение или до окончания сроков временного хранения.

Итак, прибегая к смешанной форме организации делопроизводства, руководство учреждения должно позаботиться о создании службы делопроизводства (специализированного подразделения) или введения должности секретаря, который будет осуществлять централизованное части обработки документов, а также надлежащую организацию делопроизводства в каждом структурном подразделении. То есть в каждом структурном подразделении должен быть секретарь, который выполняет делопроизводственные функции, или работник, на которого наряду с основными обязанностями возлагается выполнение указанных выше функций. Только при этом условии будет обеспечен порядок в работе с документами. Кроме того, важной предпосылкой эффективности указанной системы является организационно-методическое руководство работой с документами со стороны службы делопроизводства и постоянный контроль за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях.

Если в учреждении выбор сделан в пользу смешанной формы организации делопроизводства, необходимо также определиться, какой вариант является более целесообразным: с большей или меньшей степенью централизации. Учитывая то, что централизованная форма делопроизводства имеет ряд преимуществ, целесообразно стремиться к большей централизации работы с документами. За структурными подразделениями следует оставлять исключительно те операции, которые невозможно или нежелательно централизовать через технические или другие причины.

Читайте так же:  Работа охранник без лицензии 3 3 Москва

При решении вопроса о выборе организационной формы делопроизводства необходимо обязательно учитывать специфику деятельности учреждения, ее организационную форму, объемы документооборота, квалификации делопроизводственного персонала.

Что нужно знать о документах в делопроизводстве — виды, классификация, реквизиты

В области документов присутствует четкая иерархия видов и их классификации. Деятельность хозяйствующих субъектов характерна своей цикличностью рабочих моментов, управленческих функций (документирование однотипных бумаг осуществляется по единым нормам).

Объединение в систему и применение метода унификации повышает качество документации, значительно сокращает время при их оформлении.

Что такое документ?

В соответствии с классическим определением документ является материальным носителем информации.

Иными словами, книга, художественный фильм, скульптура — документы, рассказывающие об обычаях, людях и событиях. Его смысл заключается в сохранении и передаче данных во времени и пространстве.

Сейчас не любой носитель информации является документальным, требуется его соответствующее оформление (наличие необходимых реквизитов).

Документ – это сведения, сохраняемые физическими лицами и предприятиями в качестве доказательств деятельности или обязательств.

Все определения данного термина подчеркивают его информационную сущность.

В законодательном акте об «Информации, информационных технологиях» сказано, что информацией являются предоставленные сведения вне зависимости от форм и методов их передачи. Отображая их в документе, они сохраняются и передаются другим лицам, при необходимости используются повторно.

Виды документации в делопроизводстве

Современное делопроизводство различает множество документов разных видов. Они требуют точного оформления, хранения и обработку. Для этого их необходимо классифицировать, то есть разделить служебные бумаги на виды, группируя по схожим признакам и разделяя их. Все эти мероприятия способствуют выявлению оптимальных методов работы.

Главная цель классификации и деления на группы — повышение оперативности и эффективности деятельности администрации компании. Также процесс упорядочивает документацию и облегчает поиск нужно бланка в общем массиве, ускоряет исполнение поручений, распоряжений.

Читайте так же:  Право на назначение пенсии по выслуге лет

Многообразие документов в сфере управления классифицируются по различным основаниям. Данная классификация является наиболее распространенной.

Документы делятся на группы в зависимости от:

  • способа документирования (рукописные, электронные, графические, фотодокументы);
  • сферы применения (организационно-распорядительные, научно-технические, бухгалтерские, статистические, по охране труда);
  • наименования;
  • содержания (простые, посвященные одному вопросу, и сложные);
  • характера содержания (первичные с исходной информацией и вторичные, обобщающие данные);
  • места составления (внутренние, входящие, исходящие);
  • ограниченности доступа (открытые, секретные);
  • происхождения (служебные или личные);
  • юридической силы (оригиналы или подлинники, копии и их заверенные варианты, выписки, дубликаты);
  • формы изложения (индивидуальные, трафаретные, типовые, примерные, унифицированные);
  • срока исполнения (срочные и не срочные);
  • срока хранения (временные до 10 лет, долговременные свыше 10 лет, постоянные);
  • степени обязательности (информационные и директивные, обязательные для исполнения).

На предприятии документация чаще разделяются на блоки:

    — устав, должностные инструкции, положения о структурных подразделениях; — приказы, распоряжения, решения, указания; — письма, докладные записки, справки.

Секретные документы могут быть предназначены только для служебного пользования или представлять сведения с ограниченным доступом в соответствии с законодательством РФ, а также государственную тайну.

Каждая классификация связана с функциональным и целевым назначением документации.

Очень важно оформляя договор, сделку на покупку недвижимости или иной ситуации необходимо точно понимать какой форме отдается предпочтение для придания документу юридической силы.

Правила оформления и основные реквизиты

Любая служебная бумага наделена несколькими внешними признаками, позволяющими однозначно отнести ее к тому или иному виду. К ним могут относится форма, тип носителя информации, метод фиксации данных.

При выборе способа оформления данных в делопроизводстве используется рукописное написание, печатание при помощи компьютера, графическое изображение, аудио и видеозапись.

Элементами (реквизитами) любого документа являются:

  • название,
  • адресат,
  • дата,
  • место составления или издания,
  • государственный герб,
  • код формы документа,
  • автор,
  • текстовая часть,
  • автограф должностного лица, (утверждения),
  • оттиск печати,
  • идентификатор электронной копии.
Читайте так же:  Суды разъяснили, когда зарплата не выполнившего норму сдельщика не может быть меньше МРОТ

В соответствии с государственным стандартом делопроизводства 7.0.8-2013 эти составляющие являются обязательными элементами официальных бумаг.

Цель создания документа определяет число необходимых реквизитов, их состав.

От грамотного оформления с соблюдением всех норм зависит юридический статус бумаги, этим свойством она наделена на уровне законодательства.

Отсутствие обязательного реквизита лишает документ значимости, а оформленная на его основании сделка считается ничтожной, информация недостоверной.

Документация подтверждает правовые обязательства (деловую деятельность) предприятия в случае соблюдения утвержденного порядка оформления.

Совокупностью реквизитов называется формуляр.

Бланки бывают угловые и продольные (в зависимости от расположения реквизитов).

На практике достаточно часто встречается типовые формы того или иного вида документа (приказ, счет-фактура, накладная, платежная ведомость) и обязательные реквизиты для их заполнения определяется ГОСТом.

Разновидности документов в делопроизводстве наделены персональной информационной сущностью. На любом предприятии, ведущем хозяйственную деятельность, деловые бумаги служат обязательным звеном внутренней деятельности и обеспечивают взаимодействие между отделами.

Базой при принятии руководителем управленческих решений является актуальные и правдивые сведения.

Различные виды документации одновременно исполняют в делопроизводстве функции предмета труда и его результата.

Организационные формы делопроизводства
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here