Начисление отпускных авансом: риски и возможности

В российском трудовом законодательстве нет термина «отпуск авансом». Право на ежегодный оплачиваемый отпуск имеют сотрудники, которые отработали на предприятии не менее полугода (ст. 122 ТК РФ). По соглашению сторон оплачиваемый отпуск может быть предоставлен до истечения шести месяцев. Это значит, что новые сотрудники могут отдохнуть досрочно, если руководитель даст свое согласие.

Надо сказать, что есть категории сотрудников, которые имеют законное право уйти в отпуск, не отработав полгода:

• женщины перед отпуском по беременности и родам или сразу после него
• работники, не достигшие 18 лет
• работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев и другие

Сотрудник может оформить отпуск в любое время рабочего года, согласно утвержденному графику, после года работы в компании. Рабочий год определяется для каждого сотрудника индивидуально. Его отсчитывают с первого дня трудоустройства.

Так что ситуация отдыха «авансом» за следующий год для работников вполне допустима и не нарушает трудовое законодательство. Сотруднику может быть предоставлен отпуск до наступления у него права на отпуск (Правила об очередных и дополнительных отпусках от 30.04.1930 № 169).

Удержание средств из зарплаты за неотработанные дни отпуска

Работодатель может удержать средства за неотработанные дни отпуска из зарплаты сотрудника, если сотрудник уволился до окончания того рабочего года, в счет которого получил ежегодный оплачиваемый отпуск. Исключение составляют отдельные случаи (ст. 137 ТК РФ).

При этом, размер удержаний не должен превышать 20 % выплат (ст. 138 ТК РФ). Если он превышает 20 %, то работодатель не вправе заставить сотрудника вернуть денежные средства. Однако работник может это сделать по собственной инициативе (в таком случае целесообразно получить от него соответствующее заявление).

В рассматриваемой ситуации отпускные выплачены законно на момент предоставления отпуска «авансом»: их учли для целей налогообложения в составе расходов на оплату труда (на основании ст. 255 НК РФ). Таким образом, нельзя говорить об ошибке. А значит не нужно вносить исправления в налоговый учет прошедшего отчетного периода (п. 1 ст. 54, п. 1 ст. 81 НК РФ).

По мнению налоговиков, расходы работодателя, понесенные в связи с увольнением работника, не отработавшего дни предоставленного отпуска, не должны учитываться при формировании налогооблагаемой прибыли в связи с их несоответствием положениям статьи 252 НК РФ (Письмо УФНС по г. Москве от 30.06.2008 № 20-12/061148).

Если работодатель прощает сотруднику оставшуюся часть долга, то в периоде увольнения работника компания должна отразить внереализационный доход в учете (п. 16 ст. 270 НК РФ).

Если работодатель не смог взыскать часть долга по объективным причинам (например, долг превысил установленные 20%), то компания отражает внереализационный доход в сумме образовавшейся дебиторской задолженности, а по истечении срока исковой давности (по общим правилам он составляет три года) списывает названную сумму как безнадежные долги (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).

Если организация не отразит в учете внереализационный доход на дату увольнения работника, то списать сумму образовавшегося долга будет нельзя, поскольку в этом случае возникнет задвоение расходов. В части НДФЛ и страховых взносов не нужны корректировки.

Можно ли взять отпуск авансом при неполном отработанном периоде

За каждый официально отработанный месяц сотрудник зарабатывает 2,33 дня полноценного оплачиваемого отдыха. Таким образом, за год работы накапливается 28 отпускных дней. Это минимальные показатели, которые могут увеличиваться в зависимости от особенностей трудовой деятельности. Воспользоваться ежегодным оплачиваемым отпуском можно только после шести месяцев непрерывной работы. В трудовом праве существует понятие отпуска авансом — это право использования дней отдыха, которые сотрудник будет отрабатывать в будущем.

Законодательство о предоставление сотруднику отпуска авансом

В законодательстве отсутствует единое пояснение, но на практике считается, что отдых, полученный авансом, это возможность использования оплачиваемого отпускного периода до того, как завершится текущий календарный год. Такая практика допускается законодательством и широко применяется в организации работы предприятий.

Предоставление отпусков авансом осуществляется с учетом следующих принципов:

• период отпуска засчитывается в общий трудовой стаж;
• продолжительность отдыха не менее 2 недель.

ВНИМАНИЕ! Работодатель может отказать в предоставлении предварительного отдыха и оспорить такое решение не получится.

Кому нельзя отказать в предоставлении отпуска авансом

В Трудовом кодексе обозначен перечень лиц, которым запрещено отказывать в праве предварительного отпуска. К таковым относятся:

• несовершеннолетние сотрудники;
• опекуны младенца возрастом до 3 месяцев;
• сотрудницы, ожидающие оформления больничного по беременности и родам;
• родители двоих и более детей;
• участники ВОВ;
• совместители;
• военнослужащие и их супруги.

Если руководство обязывает представителя одной из этих категорий отработать положенный срок, а затем подавать заявление, то оспорить такое решение можно путем направления жалобы в КТС (комиссия по трудовым спорам).

ВНИМАНИЕ! Факт предварительного использования права на отдых должен в обязательном порядке фиксироваться в соответствующем графике. Для этого предусмотрена специальная графа под номером 10.

Какие виды отпусков не могут быть предоставлены авансом

Работодатель учитывает риски того, что служащий может досрочно прекратить контракт, так и не отработав положенное время, а также оценивает последствия временного отсутствия лица для производственной эффективности.

Авансом можно получить только дни ежегодного оплачиваемого отпуска. Для отпусков по учебе, за свой счет, по беременности и родам такая возможность не предусмотрена. Запрет утвержден Трудовым кодексом и распространяется на все категории работников, независимо от имеющихся льгот. Кроме того, не может быть предоставлен отпуск авансом за следующий год.

Условия предоставления отпуска при неполном отработанном периоде

Реализация этого права возможна только с учетом следующих условий:

• инициировать отдых авансом может лишь сам работник;
• разрешение руководителя;
• внеочередные дни не отображаются в графике отпусков;
• отпускные выплачиваются в полном объеме.

Если руководство фирмы отказывает в выплате, то у сотрудника есть право оформить отдых без сохранения заработной платы.

Расчет отпускных

Сумма отчислений зависит от рабочего времени, прошедшего после трудоустройства. При этом в учет принимаются только те месяцы, которые уже отработаны. Алгоритм расчета следующий:

• подсчет общей суммы прибыли за прошлые 12 месяцев (если срок работы в этой организации меньше, то считается меньший срок);
• полученная сумма делится на количество отработанных дней;
• результат умножается на число отпускных суток.

В формуле учитываются неотработанные дни. Получение выплат доступно за фактически отработанное время и за будущие периоды.

Пример расчета

Иванова устроилась на предприятие 4 февраля. 14 июня этого же года обратилась к руководству фирмы с заявлением о предоставлении полноценного, оплачиваемого отпуска продолжительностью 28 суток. Служащий отдела кадров провел следующие расчеты:

1. 4 – количество полных отработанных месяцев.
2. 4 * 2,33 (отпускные дни засчитываемые за один месяц) = 9 (накопленные сутки).
3. 28 – 9 = 19 (дни, предоставляемые авансом).

Директор удовлетворил заявление, и приказ был передан бухгалтеру, проведшему следующие подсчеты:

1. 26 000 + 28 000 + 31 000 + 29 000 = 114 000 (совокупный доход за 4 месяца).
2. 114 000 – 13% = 99 180 (заработная плата после вычета налога).
3. 99 180 / 114 = 870 (размер отпускных за один день).
4. 870 * 28 = 24 360 (полный размер оздоровительных выплат).

Таким образом, Иванова получила отпускные начисления в размере 24 тысячи 360 рублей.

Порядок предоставления отпуска

Процедура оформляется по алгоритму:

• получение соответствующего заявления от работника, что подтверждает его желание уйти на преждевременный отдых (руководство фирмы не может принудить служащего к этому);
• на заявлении должна быть проставлена резолюция директора, позволяющая оформить отдых авансом;
• подготовка и передача приказа в кадровый отдел фирмы для реализации;
• расчет денежных выплат согласно описанным выше правилам.

Подавать заявление нужно минимум за 10 дней до даты начала отпускного периода.

Образец заявления

Обязанность рассчитать отпуск ложится на работника кадровой службы. Служащий сверяется с датой трудоустройства лица, а также сведениями об использовании дней отдыха на текущий момент. Бухгалтерия, в свою очередь, уполномочена формировать размер отпускных с учетом того, что сумма за сутки, предоставленные авансом, будет позже удержана из заработной платы.

Подавая заявление на оформление отдыха авансом, трудящийся гражданин должен понимать тот факт, что ему придется добровольно вернуть предприятию часть денежных выплат, а именно ту сумму отпускных выплат, которые еще не были заработаны в текущем году.

ВНИМАНИЕ! Если гражданин отказывается добровольно компенсировать затраты фирмы, то деньги будут взысканы в принудительном порядке.

Удержание за неотработанные месяцы при увольнении не будет осуществляться, только если контракт расторгнут по причине ликвидации фирмы, смены учредителя, реорганизации, сокращения штата или в случае призыва трудящегося в армию.

Действующий юрист по Трудовому праву, руководитель отдела кадров. Стаж работы более 10 лет.