Компенсация за гсм сотруднику при использовании личного транспорта (приказ)

Сегодня мы предлагаем ознакомиться с информацией на тему: "Компенсация за гсм сотруднику при использовании личного транспорта (приказ)" от профессионалов понятным языком для людей.

Предоставление компенсации сотруднику за использование личного автомобиля в служебных целях

Если работник вынужден пользоваться собственным автотранспортом в служебных целях, то ему положена выплата компенсации. Этот пункт отмечен в статье 188 ТК РФ. Сотрудник имеет возможность использовать собственный автомобиль по договоренности с руководителем предприятия. Компенсация предоставляется даже за единичное пользование транспортом в должностных целях.

В Трудовом кодексе указывается, на что конкретно идет компенсация:

  • амортизацию автотранспорта;
  • оплату затрат на ГСМ (бензин, топливо);
  • техобслуживание.

Соглашение о покрытии расходов

В соглашении между руководителем и сотрудником должна отражаться информация:

  • о марке транспорта работника, годе выпуска;
  • о сумме компенсации, приведенных расчетах, сроках по выплатам.

Часть предприятий издает указ о выплате компенсации. Если в нем присутствует подпись работника, то в суде документацию приравнивают к соглашению. Однако рекомендуется составить именно соглашение, чтобы не инициировать ненужные споры.

В соглашении между руководителем и подчиненным есть возможность указать 2 вида компенсации одновременно: и на ГСМ-расходы, и на износ автотранспорта. В законодательстве не прописаны конкретные суммы, поэтому мера возмещения затрат за пользование собственным автомобилем устанавливается в каждой организации.

Контролирующие органы РФ для верного расчета налогов предлагают учитывать степень износа автомобиля и время его эксплуатации. Необходимо использовать простые расчеты, отображаемые в соглашении:

  1. Сумма выделяемых средств равна сумме амортизации транспорта. Расчеты ведутся в текущем периоде.
  2. Вести расчеты, исходя из стоимости 1 км автопробега по должностным обязанностям. Расценки можно заимствовать у такси.

Налоговый учет

Письмо Министерства Финансов от 20 апреля 2015 г., №03-04-06/22274 и указ Минтруда от 27 июля 2016 г., №17-3/В-291 указывают, что компенсация за пользование личным имуществом в служебных целях не облагается налогом на доходы физлиц (НДФЛ).

Страховые взносы также не облагаются налогом в размере, согласованным с руководителем предприятия, и не упоминаются в справке о доходах.

Документы для оформления компенсации

Для доказательства того факта, что сотрудник не получает доход от использования собственного авто, нужно собрать документы:

  1. Между руководителем и подчиненным заключается соглашение, которое дополняет действующий ТД. Если использование собственного имущества в должностных целях оговаривается на собеседовании, то этот пункт вписывается в договор.
  2. Копия документа о регистрации транспорта. Она необходима для доказательства прав на авто, т. к. возмещение расходов полагается за пользование собственным имуществом. Мнения контролирующих органов о возмещении затрат на транспорт, управляемый на основании доверенности, разделилось. Существуют записи, которые как разрешают данную выплату, так и запрещают ее.
  3. Документы для учета рабочих поездок. Путевые и маршрутные листы оформляются при условии компенсации, которая перечисляется с учетом служебного пробега.
  4. Если компенсация предоставляется по фиксированной ставке, то документация оформляется любым удобным способом: маршрутные листы, журнал учета командировок.

Важно! Если для учета выплат используется собственная форма, то в нее необходимо включать реквизиты первичной документации. Форма должна соответствовать политике предприятия.

  • Чеки, квитанции на оплату ГСМ и прочие расходы работнику компании следует предоставлять вместе с авансовым отчетом. Согласно предоставленным квитанциям оплачивается денежная компенсация. Покрытие расходов на бензин осуществляют, учитывая его действительный расход и лимит, утвержденный в технической документации.
  • Покрытие затрат, которое указано в соглашении и трудовом договоре. Размер компенсации утверждается в приказе или расчетном листе. Сумма возмещения может быть указана и в двустороннем соглашении, если выплачивается по фиксированной ставке.
  • Компенсация за использование собственного авто

    Ст. 272 НК РФ, п. 7 гласит: компенсация денежных средств за пользование собственным автотранспортом по служебным нуждам отображается в расходах на дату выплаты. При оплате налога на прибыль следует руководствоваться нормативами, указанными в Постановлении Правительства РФ, 08. 02. 02, №92:

    [2]

    • Если объем двигателя легкового транспорта сотрудника 2000 куб. см, то размер компенсации не может превышать утвержденную норму, а именно 1200 рублей.
    • Если двигатель объемом выше 2000 куб. см, то предоставляется выплата 1500 рублей.

    Ограничения на размер компенсации за использование грузового транспорта в должностных целях не утверждаются на законодательном уровне. Категория автотранспорта отмечена в ТС или ПТС. Чтобы учесть компенсации для налога на прибыль, нужно собрать ту же документацию, что и для НДФЛ.

    Аренда авто в служебных целях

    Утвержденная сумма возмещения денежных средств за пользование автомобилем по служебным нуждам очень мала. Поэтому если в должностные обязанности входят постоянные разъезды, стоит заключить договор аренды. За арендованный транспорт служащему также полагается компенсация. Авто можно взять в аренду вместе с сотрудником. При аренде автомобиля без сотрудника ответственным лицом назначается уполномоченное лицо организации.

    Для работодателя на УСН преимущество заключается в уменьшении налоговой базы (согласно ст. 346 НК РФ, п.1). Расходы на содержание транспорта несет работодатель и может включать их в статью расходов.

    В обеих ситуациях необходимо:

    1. Заключить договор аренды.
    2. Установить сумму компенсационных ежемесячных платежей.
    3. Передать транспорт по акту.

    Важно! Ежемесячные платежи аренды работодатель включает в доход своего сотрудника. Компенсация облагается НДФЛ по ставке 13% (по статье 226 НК РФ п.1, ст. 224 п.1). Страховые взносы платить не придется.

    Бухгалтерский учет компенсации

    Возмещение денежных средств отображается в статье затрат на дату перевода компенсации. Расходы списываются на те же счета, что и зарплата сотрудника. (Счет 44 — Расходы на продажу, счет 20 — Основное производство, счет 26 — Общехозяйственные расходы).

    Читайте так же:  Как встать в очередь по программе молодая семья

    Когда дата перевода денежных средств не совпадает с ее фактической выплатой, возникает разница во времени. Рекомендуется осуществлять выплаты сотруднику в месяце их начисления. Если в налоговом и бухучете фигурируют разные суммы, то организации, регулярно имеющей разницу в отчете, начисляются увеличенные платежи по налогу на прибыль в текущем периоде, согласно Приказу Минфина РФ №114, ред. 24.12.2010.

    Пример. Компенсация сотруднику предприятия

    ООО «Ибис» перечислило 23.07.2017 г. на зарплатную карту работника компенсацию за пользование собственным авто в размере 4000 рублей за июль 2017 г. Для отражения налога на прибыль выплата предоставлена по нормативу — 1500 рублей, т.к. объем двигателя личного транспорта выше 2000 куб.см. В бухучете будут отражены проводки:

    Наименование операции Дебет Кредит Сумма, руб.
    Начислена выплата служащему 73 51 4000
    Компенсация отражена в расходах 44 73 4000
    Налоговое обязательство: (4000 — 1500) х 20% 99 68 500

    Недостатки компенсации по фиксированной ставке

    Единый размер выплат целесообразно устанавливать для служащих, чья деятельность связана с регулярными служебными поездками. Если сотрудник пользуется автомобилем несколько дней в месяц, а его компенсация неизменна, то могут возникнуть недопонимания с контролирующими органами.

    Если для сотрудника утверждено фиксированное возмещение затрат — 3000 рублей в месяц, а из 21 рабочего дня маршрутные листы составлены лишь на 17, то сумма выплаты, не облагаемая НДФЛ, рассчитывается:
    3000 руб. / 20 х 17 = 2550 рублей. Так считают одни представители контролирующих органов. Однако другая сторона утверждает, что сумму компенсации необходимо выплачивать независимо от фактического количества дней пользования автомобилем.

    Поэтому возмещение затрат по фиксированной ставке рекомендуется предоставлять сотрудникам, использующим автотранспорт в должностных целях регулярно. В иных ситуациях лучше оформлять выплаты с помощью путевых листов и иных документов.

    [3]

    Компенсация ГСМ работнику: порядок оформления и выплаты

    К горюче-смазочным материалам (ГСМ) относятся бензин, дизельное топливо, сжиженный газ, моторные и трансмиссионные масла, жидкости для охлаждения и тормозные.

    Решение о компенсации ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт в служебных целях, должно быть оформлено приказом директора. Размер возмещаемых расходов следует указать в письменном соглашении, как того требует ст. 188 ТК РФ .

    Для определения норм расходов топлива и других ГСМ можно использовать Распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р.

    Документальное оформление

    Любые расходы должны быть документально подтверждены, только тогда они смогут уменьшить налогооблагаемую базу. Это правило действует и в отношении возмещения расходов работника в связи с эксплуатацией личного автомобиля.

    Для возмещения ГСМ необходимы следующие документы:

    1. Подтверждение права собственности работника на автомобиль (Свидетельство о регисорации ТС).
    2. Приказ о возмещении расходов.
    3. Дополнительное соглашение к трудовому договору, устанавливающее размер возмещения.
    4. Подтверждение служебного характера поездок.
    5. Экономически обоснованный расчет возмещения за расход ГСМ.
    6. Документы, подтверждающие произведенные издержки (чеки, товарные и ККМ).

    Образец приказа

    Образец дополнительного соглашения

    Пункты 5 и 6 подтверждаются заполненным путевым листом, в котором указывается как маршрут поездки, так и показания спидометра, по которому можно рассчитать километраж и определить количество бензина, необходимое для поездки.

    Если форма путевого листа, разработанная Госкомстатом, окажется сложной в заполнении, следует разработать и утвердить свой отчетный документ о поездках. В отчете должно быть указано время выезда и возвращения, дата и цель поездки, адрес места назначения.

    Подробно о заполнении путевого листа рассказано в нашей статье на сайте.

    Налогообложение компенсации ГСМ

    Все виды законодательно установленных выплат не подлежат налогообложению.

    В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ , компенсация не облагается НДФЛ, а в соответствии с пунктом 1 статьи 420 НК РФ , на нее не начисляются страховые взносы.

    Письмо Минфина от 24.11.2017 № 03-04-05/78097 напоминает, что необходимым условием для того, чтобы сумма возмещения, выплаченная работнику, не облагалась страховыми взносами и НДФЛ, являются документальное оформление, экономически обоснованные расчеты и подтверждение служебной цели использования личного транспорта.

    Компенсация за ГСМ сотруднику при использовании личного транспорта (приказ)

    Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

    Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

    Работники организации (генеральный директор, служба безопасности) используют личные транспортные средства в служебных целях. При этом сотрудники сами управляют транспортным средством и самостоятельно оплачивают расходы на бензин. По итогам месяца организация оплачивает работникам фактические расходы на приобретение ГСМ. Выплата компенсации за использование личных транспортных средств в служебных целях не планируется, только компенсация фактически понесенных расходов на приобретение ГСМ. В трудовых договорах данных работников нет указания на разъездной характер работы.
    Как лучше оформить отношения с работниками в данной ситуации: как договор безвозмездного использования транспортного средства или как компенсацию за использование личного транспортного средства?

    Обоснование позиции:
    Работники организации могут использовать свое личное транспортное средство (далее — ТС) в служебных целях, как передав его работодателю в безвозмездное пользование, так и без заключения такого договора, но с согласия или ведома работодателя и в его интересах, исходя из тех функций, которые они должны выполнять в соответствии с трудовым договором и должностной инструкцией.
    Рассмотрим каждый из вариантов применительно к рассматриваемой ситуации.

    1. Компенсация за использование личного ТС

    2. Договор безвозмездного использование ТС

    Ответ подготовил:
    Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
    Шашкова Елена

    Контроль качества ответа:
    Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
    аудитор, член РСА Мельникова Елена

    20 февраля 2019 г.

    Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

    Постановление Правительства РФ от 30 декабря 2011 г. N 1199 «О выплате денежной компенсации за использование личного транспорта в служебных целях сотрудникам органов внутренних дел Российской Федерации»

    Постановление Правительства РФ от 30 декабря 2011 г. N 1199
    «О выплате денежной компенсации за использование личного транспорта в служебных целях сотрудникам органов внутренних дел Российской Федерации»

    Читайте так же:  Зачем нужен брачный договор

    В соответствии со статьей 3 Федерального закона «О социальных гарантиях сотрудникам органов внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» Правительство Российской Федерации постановляет:

    1. Утвердить прилагаемые Правила выплаты денежной компенсации за использование личного транспорта в служебных целях сотрудникам органов внутренних дел Российской Федерации.

    2. Установить следующие предельные размеры денежной компенсации за использование личного транспорта в служебных целях:

    легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно — 3300 рублей в месяц;

    легковые автомобили с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см — 4100 рублей в месяц;

    мотоциклы — 1650 рублей в месяц.

    3. Финансирование расходов, связанных с реализацией настоящего постановления, осуществляется Министерством внутренних дел Российской Федерации и иными федеральными органами исполнительной власти, в которых проходят службу сотрудники органов внутренних дел Российской Федерации, за счет бюджетных ассигнований федерального бюджета, предусмотренных на указанные цели.

    4. Настоящее постановление вступает в силу с 1 января 2012 г., а в отношении лиц, указанных в части 2 статьи 20 Федерального закона «О социальных гарантиях сотрудникам органов внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», — с 1 января 2013 г.

    Председатель Правительства
    Российской Федерации

    30 декабря 2011 г.

    Правила
    выплаты денежной компенсации за использование личного транспорта в служебных целях сотрудникам органов внутренних дел Российской Федерации
    (утв. постановлением Правительства РФ от 30 декабря 2011 г. N 1199)

    1. Настоящие Правила определяют порядок выплаты денежной компенсации за использование личного транспорта в служебных целях (далее — денежная компенсация) сотрудникам органов внутренних дел Российской Федерации (далее — сотрудники).

    2. Денежная компенсация выплачивается сотрудникам, служебная деятельность которых носит разъездной характер в соответствии с их служебными обязанностями.

    3. Основанием для использования сотрудником личного транспортного средства в служебных целях является приказ руководителя соответствующего органа (подразделения, организации).

    4. Для получения денежной компенсации сотрудник подает рапорт на имя руководителя соответствующего органа (подразделения, организации), к которому прилагает следующие документы:

    а) копия свидетельства о регистрации личного транспортного средства (паспорта личного транспортного средства);

    б) путевой лист, обязательные реквизиты и порядок заполнения которого утверждены федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта;

    в) документы, подтверждающие расходы на эксплуатацию личного транспортного средства в служебных целях (затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание, текущий ремонт).

    5. Копия свидетельства о регистрации личного транспортного средства (паспорта личного транспортного средства) заверяется в установленном порядке или представляется с предъявлением оригинала.

    6. Денежная компенсация выплачивается по месту службы сотрудника за истекший месяц одновременно с выплатой денежного довольствия за текущий месяц на основании приказа руководителя соответствующего органа (подразделения, организации), в котором указывается сумма денежной компенсации.

    7. Сотрудникам, использующим личное транспортное средство в служебных целях по доверенности его собственника, денежная компенсация выплачивается в порядке, установленном настоящими Правилами.

    Некоторым сотрудникам ОВД полагается денежная компенсация за использование личного транспорта в служебных целях.

    Речь идет о сотрудниках, работа которых носит разъездной характер.

    Сотрудник пользуется личным транспортом в служебных целях на основании приказа руководителя соответствующего органа (подразделения, организации).

    Чтобы получить денежную компенсацию, сотрудник подает рапорт на имя руководителя. К нему прилагаются копия свидетельства о регистрации ТС (паспорта ТС), путевой лист и документы, подтверждающие расходы на ГСМ, техобслуживание и текущий ремонт ТС.

    Копия свидетельства (паспорта) заверяется в установленном порядке или представляется с предъявлением оригинала.

    Денежная компенсация выплачивается по месту службы сотрудника за истекший месяц одновременно с денежным довольствием за текущий. Об этом издается приказ руководителя.

    Максимальный размер компенсации за использование легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно составляет 3 300 руб. в месяц; свыше 2 000 куб. см — 4 100 руб.; мотоцикла — 1 650 руб.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Компенсация также выплачивается сотрудникам, которые пользуются личным транспортом в служебных целях по доверенности его собственника.

    Постановление вступает в силу с 1 января 2012 г., а в отношении сотрудников ОВД, прикомандированных к ГФС России и ФМС России, — с 1 января 2013 г.

    Постановление Правительства РФ от 30 декабря 2011 г. N 1199 «О выплате денежной компенсации за использование личного транспорта в служебных целях сотрудникам органов внутренних дел Российской Федерации»

    Настоящее постановление вступает в силу с 1 января 2012 г., а в отношении лиц, указанных в части 2 статьи 20 Федерального закона «О социальных гарантиях сотрудникам органов внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», — с 1 января 2013 г.

    Текст постановления опубликован в «Российской газете» от 13 января 2012 г. N 5, в Собрании законодательства Российской Федерации от 9 января 2012 г. N 2 ст. 291

    Приказ на компенсацию гсм при использовании личного транспорта

    Компенсация ГСМ работнику: порядок оформления и выплаты

    Агафонова Полина Автор PPT.RU 30 января 2019 Компенсацией называются денежные выплаты работнику за расходы, произведенные в связи с выполнением своих служебных обязанностей. При использовании личного автомобиля в служебных целях работнику может быть предоставлена компенсация за использованные горюче-смазочные материалы. К горюче-смазочным материалам (ГСМ) относятся бензин, дизельное топливо, сжиженный газ, моторные и трансмиссионные масла, жидкости для охлаждения и тормозные.

    Решение о компенсации ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт в служебных целях, должно быть оформлено приказом директора. Размер возмещаемых расходов следует указать в письменном соглашении, как того требует .

    Для определения норм расходов топлива и других ГСМ можно использовать . Любые расходы должны быть документально подтверждены, только тогда они смогут уменьшить налогооблагаемую базу.

    Как оформить компенсацию за использование личного транспорта?

    Ответ на вопрос: Для начала отметим, что если в трудовую функцию работника управление транспортным средством не входит, то работнику нужно оформить совмещение по должности водителя с установлением доплаты.

    Читайте так же:  Калькулятор расчета субсидии жкх

    Это связно с тем, что согласно «О Правилах дорожного движения» (вместе с «Основными положениями по допуску транспортных средств к эксплуатации и обязанности должностных лиц по обеспечению безопасности дорожного движения») водитель должен иметь при себе и по требованию сотрудников полиции передавать им, для проверки, в том числе в установленных случаях разрешение на осуществление деятельности по перевозке пассажиров и багажа

    Приказ возмещение гсм

    adminСтатьи Приказ о порядке и размерах выплаты денежной компенсации за использование личного автотранспорта для выполнения трудовых обязанностей (образец заполнения) Общество с ограниченной ответственностью «КЕДР» г.

    В каком объеме допустимо списывать на расходы стоимость ГСМ, компенсированную работникам при использовании личного транспорта?

    О налоге на прибыль при возмещении стоимости ГСМ сотрудникам, использующим личные автомобили в служебных целях.

    Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу учета в целях налогообложения прибыли организаций стоимости горюче-смазочных материалов, возмещаемой сотрудникам, использующим личные автомобили в служебных целях, и сообщает следующее.

    В соответствии с пунктом 1 [K=14;P=252;T=статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации] (далее — НК РФ) в целях налогообложения прибыли организаций расходами признаются экономически оправданные и документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Расходы, не соответствующие указанным требованиям, согласно пункту 49 [K=14;P=270;T=статьи 270 НК РФ], в целях налогообложения прибыли организаций не учитываются.

    В соответствии с подпунктом 11 пункта 1 [K=14;P=264;T=статьи 264 НК РФ] к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации. Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 92 «[D=4576;T=Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией]» утверждены нормы расходов в виде компенсаций за использование личных автомобилей.

    Таким образом, расходы в виде стоимости горюче-смазочных материалов, возмещаемой сотрудникам, использующим личные автомобили в служебных целях, могут учитываются в целях налогообложения прибыли организаций в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации, и при условии соблюдения критериев [K=14;P=252;T=статьи 252 НК РФ].

    Одновременно сообщаем, что мнение, приведенное в настоящем письме, не содержит правовых норм или общих правил, конкретизирующих нормативные предписания, и не является нормативным правовым актом. В соответствии с [D=55922;T=Письмом Минфина России от 07.08.2007 N 03-02-07/2-138] направляемое мнение имеет информационно-разъяснительный характер по вопросам применения законодательства Российской Федерации о налогах и сборах и не препятствует руководствоваться нормами законодательства о налогах и сборах в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в настоящем письме.

    Приказ о компенсации за использование личного имущества

    Спрашивает Юлия КОСТЮХИНА, бухгалтер (г. Воронеж): С апреля 2012 года наш сотрудник начинает использовать в служебных целях свой легковой автомобиль. За это компания будет выплачивать ему компенсацию. Какие документы нужно оформить? Удастся ли списать данную выплату в расходы? И как быть со страховыми взносами и НДФЛ?

    Подготовьте приказ о назначении компенсации

    Если ваша компания на «упрощенке»

    Выводы и рекомендации, приведенные в данной статье, пригодятся как компаниям на общем режиме, так и «упрощенщикам».

    Чтобы выплачивать компенсацию, нужно письменное соглашение с работником (ст. 188 Трудового кодекса РФ). Можно прописать соответствующее условие в отдельном пункте трудового договора. Или заключить к нему дополнительное соглашение.

    Наконец, достаточно будет оформить приказ о назначении компенсации. Этот вариант удобнее первых двух хотя бы потому, что приказ оформлять все равно придется. А если сотрудник подпишет такой документ, то соглашение с ним будет считаться достигнутым. Значит, и нарушений статьи 188 Трудового кодекса РФ не будет.

    Но чтобы избежать придирок проверяющих, вам все же лучше дополнительно прописать отдельный пункт о компенсации в трудовом договоре.

    Типовой формы приказа нет. Так что вы можете разработать его самостоятельно. Примерный образец документа мы привели ниже. Вообще такой документ нужно оформить независимо от того, какое имущество использует работник (автомобиль, фотоаппарат, мобильный телефон и пр.). В тексте приказа отразите следующие моменты.

    Во-первых, кому и с какого времени выплачивается компенсация (1). Во-вторых, подробные характеристики имущества (2). В случае с автомобилем это номерной знак, идентификационный номер (VIN), объем двигателя, цвет и другие данные.

    В-третьих, саму сумму компенсации (3). В-четвертых, основание для выплаты (4): например, допсоглашение к трудовому договору или какой-то его конкретный пункт.

    Списывайте компенсацию в пределах норм

    При расчете налога на прибыль компенсацию за использование личной машины нужно нормировать. Сами лимиты прописаны в постановлении Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. Напомним, что для легковушек с объемом двигателя до 2000 куб. см включительно норматив составляет 1200 руб. в месяц, а для более мощных машин — 1500 руб. ежемесячно.

    Компенсацию начисляйте ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. За время, когда сотрудник находился в отпуске, командировке или болел, компенсацию не выплачивайте.

    Чтобы обосновать данный расход, потребуйте от сотрудника копию свидетельства о регистрации автомобиля. Вдобавок чиновники настаивают, чтобы сотрудники вели учет служебных поездок в путевых листах.

    А если человек не является собственником машины, а взял ее у родственника? Тогда понадобится и копия доверенности. Списать плату за пользование авто по доверенности можно. Согласны с этим и представители Минфина России в письме от 27 декабря 2010 г. № 03-03-06/1/812.

    Еще один момент. Чиновники уверены, что в нормы из постановления № 92 уже заложены все затраты, связанные с эксплуатацией машины (см., например, письмо УФНС России по г. Москве от 4 марта 2011 г. № 16-15/[email protected]). Иными словами, если компания захочет дополнительно компенсировать сотруднику плату за бензин или техобслуживание автомобиля, списать расходы не удастся.

    Читайте так же:  Пособия и выплаты в магадане

    Кстати, «упрощенщики», выбравшие объект «доходы минус расходы», также нормируют компенсацию в силу подпункта 12 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ. Те же спецрежимники, которые платят «упрощенный» налог с доходов, учесть компенсацию не могут.

    Начисляйте взносы и НДФЛ, если машина не в собственности работника

    Что касается страховых взносов и налога на доходы, то здесь важно, принадлежит ли машина работнику на праве собственности. Если да, то начислять взносы и удерживать НДФЛ не нужно. Именно так считают чиновники.

    Дескать, только в этом случае компания выплачивает работнику компенсацию, предусмотренную статьей 188 Трудового кодекса РФ. А раз так, то действуют нормы, позволяющие не платить НДФЛ и взносы (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ, п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, ст. 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

    Зато нормировать компенсацию не нужно. То есть вся выплата освобождается от взносов и НДФЛ. Но только если в наличии есть документы, подтверждающие, что сотрудник использовал машину именно в служебных целях.

    Не возражают против такого подхода и чиновники. Об этом свидетельствуют письма Минздравсоцразвития России от 12 марта 2010 г. № 550-19, Пенсионного фонда России от 29 сентября 2010 г. № 30-21/10260 и др. В качестве оправдательных бумаг могут выступать, например, путевые листы или транспортные накладные.

    [1]

    Когда же сотрудник управляет машиной по доверенности, льготные нормы законодательства не действуют. А раз так, то придется начислить взносы и удержать НДФЛ. Делать так должны все компании независимо от режима налогообложения.

    Главное в приказе о компенсациях

    Не забудьте прописать в приказе эти сведения.

    1 Кому и с какого времени должна выплачиваться компенсация.

    2 Подробные характеристики имущества (например, номер автомобиля, его цвет, мощность двигателя).

    3 Сумма компенсации.

    4 Основание для выплаты компенсации.

    Компенсация бензина, запчастей на личный автомобиль

    Как учесть расходы на ГСМ, если работник получает компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях

    Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса. Причем этот размер принимается при письменном соглашении работодателя и работника. И оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору.

    А вот в расходы по налогу на прибыль эта компенсация включается только в пределах норм , установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.02 № 92 (подп.11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

    КОМПЕНСАЦИЯ ГСМ за использование личного автомобиля

    Вопрос : Об учете в целях налога на прибыль стоимости ГСМ, возмещаемой работникам, использующим личный транспорт в служебных целях.

    Ответ : Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо и по вопросу учета расходов организации в виде стоимости горюче-смазочных материалов, возмещаемой сотрудникам, использующим личные автомобили в служебных целях, сообщает следующее.

    В соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации.

    Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» утверждены нормы расходов в виде компенсаций за использование личных автомобилей.

    При этом следует учитывать, что на основании п. 1 ст. 252 Кодекса расходами для целей налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком, при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

    Поскольку в размерах вышеуказанных компенсаций , установленных законодательством, учтено возмещение затрат , возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт), стоимость горюче-смазочных материалов, возмещаемая организацией сотрудникам, использующим личный автотранспорт в служебных целях, не может быть повторно включена в состав расходов, т.е. помимо сумм компенсаций, выплачиваемых работникам организации за использование личных автомобилей в служебных целях.

    Заместитель директора
    Департамента налоговой
    и таможенно-тарифной политики
    Н.А.КОМОВА

    ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ по теме

      РАЗЪЕЗДНОЙ ХАРАКТЕР РАБОТЫ
      Компания может включать в расходы на оплату труда компенсации работникам, связанные с разъездным характером их работы (например, оплату приобретаемых ими проездных билетов). Это следует из статьи 255 НК РФ и статьи 168.1 ТК РФ.

    Оплата бензина сотрудникам

    При использовании личного имущества сотрудников в служебных целях компания обязана ему выплатить соответствующую компенсацию, а также возместить расходы, связанные с использованием этого имущества. Казалось бы, если речь идет об использовании личного автомобиля работника, то к возмещаемым расходам вполне можно отнести и стоимость бензина. Однако по сей день такой подход чреват возникновением претензий со стороны налоговых органов. Поэтому при необходимости использовать имущество сотрудников для налоговых целей имеет смысл, что называется, пойти иным путем.

    Статья 188 Трудового кодекса гласит, что при использовании работником с согласия работодателя и в его интересах своего личного транспорта работнику выплачивается компенсация за использование и износ (амортизацию) личного транспорта, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием (при условии их документального подтверждения). Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

    В свою очередь, в силу положений подпункта 4 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса (далее — Кодекс) компенсация и возмещение затрат учитываются в расходах по налогу на прибыль на дату их выплаты в размере, предусмотренном этим самым письменным соглашением с работником. Однако здесь есть как минимум одно «но». Дело в том, что согласно подпункту 11 пункта 1 статьи 264 Кодекса расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов учитываются только в пределах норм.

    Читайте так же:  Компенсация провоза багажа переселенцам-соотечественникам

    Таковые определены в Постановлении Правительства от 8 февраля 2002 г. N 92:

    Объем двигателя легкового автомобиля

    Норматив расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль (руб/мес.)

    До 2 000 куб. см включительно

    Свыше 2 000 куб. см

    Таким образом, суммы «личных» компенсаций, превышающие установленный норматив, компании не могут списать на расходы при исчислении налога на прибыль. Собственно говоря, с этим никто и не спорит. Вопрос в другом. Согласно ТК сотруднику помимо «личной компенсации» возмещаются и расходы, связанные с использованием в служебных целях его автомобиля. Каких-либо специальных норм, которые бы ограничивали сумму такого возмещения для целей налогообложения прибыли, Кодекс не содержит.

    Соответственно, это нам дает основание утверждать, что если возмещение расходов на бензин предусмотрено соглашением, заключенным сотрудником, а их размер подтвержден документально, то никаких препятствий для их учета в составе расходов по налогу на прибыль как таковых нет. Однако не тут-то было.

    Либо компенсация, либо расходы на бензин?

    Минфин в письме от 10 апреля 2017 г. N 03-03-06/1/21050 заявил, что «личные» компенсации уже включают в себя возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт), а потому стоимость расходов на бензин, возмещаемых работнику, использующему личный транспорт в служебных целях, нельзя повторно учесть в составе расходов.

    Отметим, что такой вывод чиновники делают не в первый раз.

    [1]

    Так, в письме Минфина от 21 июля 1992 г. N 57, где прописывались порядок и условия выплаты компенсаций за использование в служебных целях личных автомобилей работников, прямо говорилось о том, что в нормах «личных» компенсаций уже учтены расходы, в том числе на ГСМ. Продублирована эта позиция также в письмах Минфина от 23 сентября 2013 г. N 03-03-06/1/39239 и от 19 августа 2016 г. N 03-03-06/1/48789.

    Аргументы против

    В то же время на сегодняшний день письмо Минфина от 21 июля 1992 г. N 57 уже отменено. Плюс ко всему совершенно очевидно, что установленные нормы «личных» компенсаций, если в них еще и заложены затраты на ГСМ, давно устарели. Сейчас в среднем один литр бензина АИ-95 стоит около 38 руб. Соответственно, чтобы уложиться в норматив, «личный» автомобиль с двухлитровым двигателем должен «съесть» чуть более 30 литров (1 200 руб. : 38 руб.). Если говорить опять же в «среднем», то проехать на этом автомобиле можно будет около 300 км за месяц (!). Очевидно, что при таком раскладе в дальнюю командировку на личном транспорте сотруднику будет отправляться просто накладно.

    Немного о «личном»

    С «личными» компенсациями сопряжена и еще одна налоговая проблема. Дело в том, что статьей 188 ТК предусмотрена выплата компенсации за использование именно личного имущества работника. И, как разъяснил Минтруд в письме от 13 ноября 2015 г. N 17-3/В-542, возмещение расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества, Трудовым кодексом не предусмотрено. Исключение чиновники делают только для случаев, когда сотрудник управляет по доверенности автомобилем супруги, который был им приобретен в браке (см. письмо Минтруда от 27 июля 2016 г. N 17-3/В-291).

    Альтернативный вариант

    Как видим, в настоящее время компаниям, которые выплачивают сотрудникам «личные» компенсации, с точки зрения возникновения налоговых рисков безопаснее не учитывать в расходах возмещенные им затраты на бензин. При таких обстоятельствах имеет смысл подумать об ином оформлении отношений с работником. К примеру, можно взять его… в аренду. Соответственно, и арендную плату, и затраты на ГСМ можно будет учитывать в составе расходов в общем порядке (при условии их экономической обоснованности и наличия документального подтверждения). Минусы в данном случае тоже есть: в отличие от «личных» компенсаций, предусмотренных ТК, арендная плата должна быть включена в базу по НДФЛ. Страховыми же взносами ни «личные» компенсации, ни выплаты по договору аренды не облагаются (см. Страховые взносы на выплаты по договору аренды) (п. 4 ст. 420 НК, письмо ФНС от 7 февраля 2017 г. N БС-4-11/2190).

    P.S.

    В завершение отметим, что нормы «личных» компенсаций для целей налогообложения прибыли установлены только для случаев, когда в служебных целях используется личный легковой (!) автомобиль сотрудника. То есть для грузовиков таких норм не предусмотрено. Соответственно, при использовании в предпринимательской деятельности личного грузового автомобиля работника выплачиваемая ему компенсация учитывается в составе расходов в размере, предусмотренном в соглашении, подписанном с данным работником.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Если вы не нашли на данной странице нужной вам информации, попробуйте воспользоваться поиском по сайту:

    Источники


    1. Жмудь, Л. Я. Зарождение истории науки в античности / Л.Я. Жмудь. — М.: Издательство Русского Христианского Гуманитарного Института, 2017. — 424 c.

    2. Андреева, Ю. С. Квалификационный экзамен на присвоение статуса адвоката / Ю.С. Андреева. — М.: Проспект, 2016. — 48 c.

    3. Гессен И. В. История русской адвокатуры (подарочное издание); Арт Презент — М., 2013. — 536 c.
    4. Каутский, К. Аграрный вопрос; Киев: Пролетарий, 2012. — 330 c.
    5. Гурочкин, Ю.; Соседко, Ю. Судебная медицина. Учебник для юридических и медицинских вузов; М.: Эксмо, 2011. — 320 c.
    Компенсация за гсм сотруднику при использовании личного транспорта (приказ)
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here